Fundacja Neuroaktywni

Wyzwanie

Fundacja Neuroaktywni działa na rzecz osób neuroróżnorodnych. Jak w większości organizacji pozarządowych - budżet i zespół są ograniczone, a finansowanie działań zależy od grantów i dofinansowań.

Problem jest strukturalny: konkursy są rozsiane po dziesiątkach portali (fundusze unijne, programy rządowe, konkursy samorządowe, fundacje prywatne), ogłaszane nieregularnie i często z krótkimi terminami. Śledzenie ich ręcznie to praca na pełen etat, którego w fundacji nikt nie ma.

Skutek jest zawsze ten sam i dotyczy niemal każdej małej organizacji: przegapione nabory, o których nikt się nie dowiedział na czas, i wnioski pisane w pośpiechu w ostatnim tygodniu przed terminem. Każda godzina, którą zespół spędza na przeszukiwaniu portali, to godzina zabrana podopiecznym - czyli temu, po co fundacja w ogóle istnieje.

Co zbudowaliśmy

Agenta AI dopasowanego do profilu fundacji, działającego w czterech krokach:

1. Monitoring źródeł - agent regularnie przeszukuje portale z grantami i dofinansowaniami, zamiast czekać, aż ktoś z zespołu znajdzie czas, żeby je obejść
2. Filtrowanie pod profil - odrzuca konkursy, do których fundacja się nie kwalifikuje (forma prawna, obszar działania, wymagany wkład własny), i zostawia te realnie dopasowane do jej celów statutowych. To jest właściwa oszczędność: nie samo znajdowanie konkursów, tylko odsiewanie tych, które i tak odpadną
3. Alerty z terminami - powiadomienia przychodzą z wyprzedzeniem pozwalającym przygotować wniosek, a nie w dniu zamknięcia naboru
4. Wstępne dokumenty - do każdego dopasowanego konkursu agent przygotowuje szkic wniosku na bazie danych fundacji: opisu działalności, dotychczasowych projektów i grup odbiorców

Człowiek zostaje w pętli

Agent nie składa wniosków. Przygotowuje szkic, który człowiek weryfikuje, uzupełnia i zatwierdza.

To była świadoma decyzja projektowa, nie ograniczenie technologiczne. Wniosek grantowy jest dokumentem, za którego treść fundacja odpowiada wobec grantodawcy - a błąd we wniosku to nie literówka, tylko odrzucona aplikacja i spalony nabór, na który czeka się rok. Agent skraca drogę od pustej kartki do gotowego szkicu; decyzja o wysłaniu zostaje po stronie zespołu.

Dlaczego agent stoi na Cloudflare Workers

“Monitoring 24/7” brzmi jak serwer chodzący bez przerwy - a serwer chodzący bez przerwy generuje rachunek co miesiąc, niezależnie od tego, czy akurat cokolwiek robi. Dla fundacji to nie jest szczegół techniczny, tylko pozycja w budżecie konkurująca z działaniami statutowymi.

Ten agent nie pracuje w sposób ciągły. Budzi się według harmonogramu, przechodzi po źródłach, odkłada wynik i kończy. Cloudflare Workers rozlicza się z takiego wzorca za wywołania, a nie za czas stania - między jednym przebiegiem a drugim infrastruktura nie kosztuje praktycznie nic. Dane, z których agent składa szkice - opis działalności, dotychczasowe projekty, grupy odbiorców - leżą w PostgreSQL, więc przy kolejnym wniosku nikt nie wprowadza ich po raz drugi.

To nie była optymalizacja dla samej optymalizacji. W organizacji utrzymującej się z grantów koszt utrzymania narzędzia jest częścią pytania, czy narzędzie w ogóle ma sens - dokładnie tak samo jak rachunek zwrotu, który liczymy komercyjnemu klientowi.

Wyniki

Fundacja nie przegapia już konkursów, a przygotowanie aplikacji zaczyna się od gotowego szkicu zamiast pustej kartki. Zespół może poświęcić odzyskany czas podopiecznym.

Co to znaczy dla Ciebie

Jeśli w Twojej organizacji ktoś regularnie przeszukuje te same źródła w poszukiwaniu okazji - grantów, przetargów, ogłoszeń - to zadanie jest gotowym kandydatem do automatyzacji. Największą oszczędnością zwykle nie jest samo wyszukiwanie, tylko odfiltrowanie tego, co i tak by odpadło, i wejście w każdy proces od szkicu zamiast od zera.